Microsoft To-Do

Microsoft heeft vorige week een preview uitgebracht van een nieuwe app met de naam To-Do. De app is ontwikkeld door het team achter Wunderlist, een applicatie die Microsoft eerder in 2015 overnam.

To-Do is geïntegreerd en gebouwd bovenop Office 365. Gebruikers kunnen er zoals de naam doet vermoeden takenlijstjes mee opvolgen,  herinneringen voor taken instellen en deze consulteren via MS-Outlook, vanaf het web of via een mobiel toestel.

Wanneer Wunderlist definitief verdwijnt is niet duidelijk. Microsoft laat weten dat dit het geval is als het bedrijf er zeker van is dat 'het beste van Wunderlist in To-Do geïntegreerd is'. Via het beheercentrum van Office 365 is de preview van To-Do in te schakelen.

 

Van werk tot vrije tijd,
To-Do is de gemakkelijkste manier om dingen gedaan te krijgen, elke dag weer.

 
 Elke dag een frisse start

Begin ‘s ochtends met een schone lei met 'Mijn dag'.
Mijn dag zorgt voor een rustmoment, zodat je kunt bepalen wat je vandaag wilt bereiken.

 

 Een slimme manier om je dag te plannen

Voorkom stress met de slimme 'Suggesties' van To-Do. Met behulp van Suggesties, gebaseerd op een slim algoritme, blijf je het werk de baas en kun je bewuster je dag plannen.

 

 Ontvang herinneringen wanneer je wilt

Stel vervaldatums en herinneringen in en voeg notities toe. Of je taken nu te maken hebben met werk of vrije tijd, je mist nooit meer een deadline als je To-Do gebruikt.

 

Maak lijsten voor wat je maar wilt

Houd het overzicht over je taken voor werk, school, boodschappen, filmafspraken of huishouden. Wat je ook moet doen, je kunt je lijsten voor werk en thuis overzichtelijk houden met verschillende achtergronden.

 

 

Benny Depuydt, Business Consultant @IT-Care nv

   

 

Hoe kan ik weten wat er allemaal op mijn Office 365 tenant gebeurt?

Sinds een aantal maanden is er een nieuw "admin center" beschikbaar op Office 365, namelijk "Security & Compliance". Hier worden alle zaken over veiligheid en compliance samengevat. Je kan hier bijvoorbeeld ook de configuratie van Advanced Threat Protection (ATP) terugvinden. Zie vorige blogs voor meer info over ATP.

Een ander interessant onderdeel is de "Audit log search". Dit kan je terugvinden onder Search & investigation. Standaard staat auditing op Office 365 niet geactiveerd. De eerste keer dat je naar dit onderdeel gaat, krijg je de mogelijkheid om dit te activeren. Vanaf dit moment kan je dit gaan gebruiken. De auditing begint dus maar vanop het moment dat je dit activeert. Je kan dus niet terugkeren in de tijd.

De auditing werkt ook niet enkel in de Exchange omgeving, maar op de volledige Office 365 tenant:

  • Exchange Online
  • SharePoint Online
  • Onedrive
  • Sway
  • Azure Active Directory
  • Power BI
  • ...

Voor sommige onderdelen (bijvoorbeeld Power BI) moet je de auditing nog apart activeren. Een printscreen van de mogelijkheden van audit log search kan je hieronder terugvinden. Maar hiernaast zijn nog veel meer mogelijkheden.

Daarnaast kan je ook alerts gaan toevoegen. Bijvoorbeeld: Als je een interessante query gemaakt hebt, kan een alert ontvangen als iemand een bepaalde actie onderneemt. Zie hieronder:

 

 Kris Deleu
   

Silver Cloud Platform Partner

IT-Care behaalde onlangs een nieuwe competentie: Silver Cloud Platform Partner. Hiermee worden we officieel erkend als partner die gespecialiseerd is in het leveren van infrastructuur, IaaS- en PaaS-oplossingen op Microsoft Azure. Deze competentie beloont IT-Care's focus op de veranderende noden van de klant in onze 'mobile & cloud - first' wereld. Silver Microsoft Partner voor Cloud Platform behalen, bewijst nog maar eens onze grondige kennis van de Microsoft producten & diensten.

Wat is Azure?
We lieten dit onderwerp reeds aan bod komen in onze vorige blogpost "IT-Care maakt de move naar Azure". Azure is een heel uitgebreid en flexibel model in de cloud, waarbij je virtuele ruimte huurt in het datacenter van Microsoft. Met Microsoft Azure kan je je bedrijf efficiënter laten groeien en sneller inspelen op veranderingen. Azure werkt met een "pay as you use" formule, waarbij je alleen betaalt voor hetgeen je gebruikt. Op die manier vermijd je hoge facturen voor IT-infrastructuur want via een slim beheer kan je namelijk kosten drukken. Denk maar aan het uitzetten van een server op dalmomenten ('s nachts). Het omgekeerde is ook mogelijk: wanneer er extra werknemers in dienst treden, kunnen er op een eenvoudige manier resources toegevoegd worden aan de cloud server.

 

 

Doordat alles gehost wordt in het datacenter, beschik je ook steeds over een betrouwbare back-up van je gegevens en bedrijfsapplicaties. Ook interessant: Microsoft zet zijn servers in verschillende werelddelen en respecteert hierdoor de lokale wetgeving rond privacy, gegevensbeveiliging en fysieke veiligheid in elk werelddeel. De beveiliging is veel uitgebreider dan een gebruikelijke lokale firewallbeveiliging.

Silver Cloud Platform Partner worden, is een hele eer voor IT-Care. Deze competentie vult mooi onze andere reeds behaalde competenties aan. Zo mogen we onszelf ook Gold Cloud Productivity Partner (focus op Office 365 diensten), Gold Collaboration and Content Partner (voor onze uitgebreide SharePoint kennis), Silver Communication Partner (Skype for Business), Deployment Partner en Microsoft CSP Partner noemen.

Kim Van Nieuwenhuyse, Digital Marketing @IT-Care nv

IT-Care maakt de move naar Azure

In maart 2017 gaat IT-Care overstappen op Azure. De setup en architectuur van Azure optimaal configureren, zal een heel belangrijk aspect in de overstap zijn. De kennis die we door onze eigen move zullen opdoen, zetten we optimaal in bij het begeleiden van onze klanten naar de cloud via Azure van Microsoft. We willen ook steeds de nieuwste technologieën gebruiken. Server 2016 en Office 2016 passen hier perfect in het plaatje.

Op heden werkt IT-Care met een model van fixed resources. Concreet: er wordt een prijs per maand betaald voor een aantal storage, CPU en memory. Voldoen de resources niet meer aan onze noden, dan bestellen we er bij en verhoogt de prijs per maand.

Azure werkt met een "pay as you use" principe. Je betaalt voor de gebruikte storage, memory en CPU een prijs per uur. Bovendien is de prijs voor upload en download verschillend. Een iets complexer prijsmodel, maar eens je dit goed onder de knie hebt, kan je spelen met je resources en dus prijzen. Het principe is simpel: leg je 's nachts bijvoorbeeld 1 van je servers af, dan betaal je hem niet voor die nacht. Met een slimme configuratie van je infrastructuur, kan je dus flink kosten besparen.

Kris Deleu: "Bij IT-Care werken we bijvoorbeeld met 3 terminal servers. Op dalmomenten ('s nachts) zullen 2 van de 3 server kunnen afgelegd worden onder het load balancing principe, zonder dat dit een impact heeft op de werking ervan. Mochten er toch nog gebruikers aangemeld zijn op dalmomenten, dan zullen deze personen enkele minuten voor het automatisch uitschakelen van "hun" terminal server, de vraag krijgen om af te melden en te veranderen van server om te kunnen blijven doorwerken. Dit is perfect mogelijk wanneer er meerdere terminal servers gebruikt worden. Een nuance: je kan niet zomaar 's nachts een SQL-server afleggen, want dit zou betekenen dat de werking wel verstoord wordt en er geen toegang meer is tot de nodige databases. Zo kunnen we spelen met de resources en het uitschakelen van onderdelen op bepaalde tijdstippen, totdat de prijs zo voordelig mogelijk is. Dankzij onze eigen move kunnen we nu kennis maken met Azure en het prijsmodel, om onze klanten zo goed mogelijk te adviseren en te begeleiden."

 

 

"Vroeger gingen we meerdere servers installeren bij de klant, waarbij we de capaciteit op voorhand goed zouden inschatten en beschikbaar maken, gebaseerd op het aantal users dat zou gebruik maken van de server. Daarnaast moest IT-Care zelf de server onderhouden, de nodige updates uitvoeren en was er nu en dan kans op downtime. Nu is dat allemaal niet meer van toepassing dankzij de "scale out" functionaliteit in Azure. We huren op Azure een website die automatisch performanter gaat worden. Hoe meer gebruikers er inloggen, hoe meer servers er achterliggend zullen ingezet worden. Updates zullen ook automatisch geïnstalleerd worden."

"We willen de gebruikerservaring voor onze eigen werknemers en klanten ook verbeteren door niet telkens opnieuw te moeten aanmelden op de verschillende webapplicaties en onze eigen gecreëerde applicaties. Via Azure Active Directory Premium kunnen we Single Sign On implementeren. Het is de bedoeling om de Single Sign On toe te passen op zoveel mogelijk applicaties. We zijn zelf ook bezig om dit in te schakelen voor onze eigen ontwikkelde MailCare / CloudCare tool (www.mailcare365.com). De gebruikers hebben geen aparte login meer nodig voor de tool, maar kunnen via de Azure Active Directory Premium en Single Sign On veel vlotter inloggen. Het systeem detecteert dat je reeds bent aangemeld op je toestel, waardoor je niet nog eens afzonderlijk moet inloggen in de tool en andere webapplicaties."

Kris Deleu & Kim Van Nieuwenhuyse

Single Sign On op Office 365 zonder ADFS (preview)

Sinds kort zijn er 2 heel interessante nieuwe features bijgekomen op Azure AD Connect.  Dit maakt het mogelijk om Single Sign On (SSO) te doen op Office 365. Daarnaast kan je ook de authenticatie laten gebeuren door de eigen domain controllers in plaats van Office 365 en dit zonder de complexe federation set-up (4 extra servers).

Deze features zijn momenteel nog in preview maar we hebben deze wel al uitgetest.  Hieronder kan je het resultaat terugvinden:

SSO is mogelijk in 2 scenario's:

  • Password hash sync
  • Azure AD pass-through authentication (PTA)

Het verschil tussen beide is wie de authenticatie doet.  In het eerst geval is dit Office 365, met PTA zijn het de eigen domain controllers.  Om van deze features gebruik te kunnen maken, moet je eerst de update van Azure AD connect installeren: Klik hier voor download.  Dit is een in-place upgrade van de bestaande tool:

Daarna kan je de configuratie starten:

Om Single Sign On te activeren, zet je gewoon het vinkje bij "Enable single sign on". Daarna moet je enkel nog de domain admin credentials ingeven en de wizard voltooien. Op de client (Internet Explorer) moet je wel nog 2 URL's toevoegen aan de "Trusted sites":

Dit kan je eventueel via een GPO doen: User Configuration\Administrative Templates\Windows Components\Internet Explorer\Internet Control Panel\Security Page
Daarna selecteer je: Site to Zone Assignment List

Nu kan je dit beginnen testen. De gebruikerservaring is al volgt:

  • Start Internet Explorer en ga bijvoorbeeld naar https://portal.office.com
  • Geef jouw e-mailadres in en druk op Tab (of enter)
  • Daarna zal je automatisch inloggen (zonder dat je jouw paswoord moet ingeven)
  • Het is dus wel nog steeds nodig om jouw e-mailadres in te geven.

In een volgende blogpost zal ik uitleggen hoe je PTA kan activeren en uittesten.

Bronnen:

 

 Kris Deleu

Microsoft Teams voor Office 365 gelanceerd

Microsoft heeft een nieuwe add-on toegevoegd aan de clouddienst Office 365, namelijk een chatoplossing die de naam Microsoft Teams meekreeg. Het leuke is dat je deze service gratis bij je reeds bestaand Office 365 abonnement krijgt (E1, E3, E5, Business Essentials, Business Premium). Voordat je Teams kan gebruiken, dient de administrator van de Office 365 omgeving dit wel te activeren op de tenant.

Alles draait rond communicatie, maar nu heeft men vaak de neiging om alle interne communicatie via e-mail te laten verlopen. Mailboxen raken overvol, structuur en organisatie zijn ver te zoeken en veel conversaties worden op de lange baan geschoven. Met deze all-in-one oplossing probeert Microsoft interne communicatie te stroomlijnen met een nieuwe digitale werkruimte voor teams.

Microsoft Teams biedt een antwoord op de aanhoudende noodzaak naar een professioneel chatplatform binnen de beveiligde Office 365 omgeving. Het biedt de gebruiker meer mogelijkheden dan alleen een chatfunctie. Beschik altijd direct over flexibele communicatiemiddelen en hou iedereen op de hoogte. Je hebt steeds toegang tot de inhoud en chatgeschiedenis, inclusief teamchats via Skype die zichtbaar zijn voor het ganse team. Voor kleinere groepschats kan je privégroepschats gebruiken.

Een verschil met Skype for Business dus, waarbij er gaan vaste groepschats mogelijk zijn. De chat gaat verloren op het moment dat de gebruiker zijn of haar chatvenster sluit. In Microsoft Teams blijft de groep bestaan en kunnen gebruikers het gesprek op een later moment weer oppikken. Dit is handiger dan een e-mail verzenden naar een groep, waarbij één mail kan leiden tot een chaotische conversatie van 50 replies en forwards. Een ander voordeel is dat wanneer iemand pas op een later tijdstip wordt toegevoegd aan een team, deze persoon de volledige gespreksgeschiedenis kan teruglezen.

Integratie in Office 365

Teams is - zoals we gewoon zijn van Microsoft - geheel geïntegreerd met de andere Office 365 diensten. Dit resulteert in meerdere handige functionaliteiten:

  • Skype for Business: Chats die worden gestart in Skype for Business worden nu ook getoond in de chat van Teams. Je hebt de mogelijkheid om de chat verder te zetten in Teams.
  • OneDrive: Sla bestanden op en deel ze vanuit je eigen of gedeelde OneDrive.
  • OneNote: maak notities in OneNote die direct gedeeld worden met de rest van de teamleden.
  • Office 365 Groups: Bij het creëren van een nieuw team, is het ook mogelijk om deze te koppelen aan een reeds bestaande group. Daardoor krijgt het team de titel van de group en de leden van de group zijn automatisch lid van het nieuwe team.

 

 

Kim Van Nieuwenhuyse, Digital Marketing @IT-Care nv

StaffHub - dé tool voor werknemers zonder vaste werkplek of personen die werken in shiften

Je staat er misschien niet meteen bij stil, maar miljoenen mensen werken zonder bureau. Wanneer je niet in een typische kantoorjob werkt, is communiceren met je team niet altijd even evident. Microsofts recente toevoeging aan het Office 365 gamma, StaffHub, biedt een oplossing voor werknemers zonder vaste werkplek of personen die werken in ploegverband. Denk maar aan medewerkers in productieomgevingen, hotels, restaurants, winkels, op bouwplaatsen en in andere service-gerelateerde industrieën.

StaffHub maakt het makkelijk om werkschema's te creëren, te delen en te bewerken. Zo wordt het bijvoorbeeld ook eenvoudiger om van shift te wisselen. Via de app (beschikbaar voor Android en iOS) kan je aan je collega's laten weten dat een bepaalde shift niet goed uitkomt en een ruil voorstellen. Het verzoek wordt vervolgens naar de manager gestuurd ter goedkeuring. Altijd en overal toegang tot de meest actuele werkroosters! Klinkt goed, niet? De gebruiksvriendelijke interface maakt StaffHub een erg populaire applicatie.

 

 

De manager kan via een browser het rooster opmaken en publiceren voor een team, het team onderverdelen in groepen, bestanden delen en shiften maken en toewijzen aan werknemers. Informele aankondigingen kunnen gebeuren via groepchats.

StaffHub was vorig jaar al beschikbaar in een veelbelovende preview versie en nu wordt de software dus ook officieel gelanceerd voor het brede publiek. Ik kan dit alleen maar toejuichen! Deze gratis uitbreiding is wereldwijd beschikbaar voor Office 365 klanten met een abonnement van volgend type: K1 (kiosk) - E1 - E3 of E5.

 

 

Het idee achter StaffHub wordt mooi uitgelegd in onderstaande video:

 

 

Kim Van Nieuwenhuyse, Digital Marketing @IT-Care nv

Binnenkort toegang tot mini CRM voor Business Premium, later ook voor E3 & E5.

Bent u als kleine KMO ook op zoek naar een systeem om uw afspraken met klanten centraal te beheren, opportuniteiten op een eenvoudige manier te registreren of taken op een correcte manier op te volgen? Dan is Outlook Customer Manager - een nieuwe service voor Business Premium gebruikers - misschien wel een oplossing voor u.

Deze module zal in de komende weken eerst beschikbaar gemaakt worden voor Business Premium gebruikers en in de verdere toekomst ook voor Office 365 E3 & E5 abonnementen. Klanten in het first release programma moeten op vandaag niet lang meer te wachten vooraleer ze deze nieuwe functionaliteit zullen kunnen gebruiken.

In onderstaande video schetst Microsoft alvast een beeld van wat we aan functionaliteit binnen deze gratis mini CRM kunnen verwachten:

Belangrijk voor activatie is dat Outlook 2016 uit het Office 365 abonnement op de computer geïnstalleerd werd en met de laatste updates actief is. Vervolgens zien gebruikers in de ribbon automatisch een extra knop "Customer Manager" verschijnen:

Prettige bijkomstigheid is dat Microsoft er ook aan gedacht heeft om de gegevens in een nieuwe app voor smartphones beschikbaar te maken. Deze komt eerst in de store voor IOS, dan voor Android en tot slot voor Windows Phone.

Benny Depuydt, Business Consultant @IT-Care nv

Visio update

Goed nieuws voor de Visio gebruikers. Microsoft heeft Visio Online en Visio voor iPad gereleaset. Voortaan zijn Visio diagrammen ook beschikbaar op meerdere platformen. Zelfs personen die geen Visio geïnstalleerd hebben, kunnen de diagrammen raadplegen via Visio Services in Office 365. Als de onderliggende gegevens worden vernieuwd, worden ook je diagrammen in de browser vernieuwd. Andere nieuwigheden zijn: one-step data linking naar diagrammen, advanced design en verbeterde AutoCAD support. Meer info hierover in de video onderaan deze blogpost.

 

 

Door de verbeterde AutoCAD import kunnen architecten, ingenieurs, ... voortaan ook samenwerken aan hun schema's met geavanceerd design. Ook teamwork wordt beter gestroomlijnd: de kans op fouten vermindert doordat twee of meer personen nu samen kunnen werken aan hetzelfde diagram. Dankzij de one-step data linking kunnen gebruikers en IT-professionals op snelle en eenvoudige wijze hun diagrammen tot leven brengen. Dit helpt ervoor zorgen dat data-linked diagrammen steeds up-to-date zijn.

Een heel goede hulp is de connectie met Skype for Business. Je ontvangt meteen hulp/uitleg door rechtstreeks vanuit Visio een chatgesprek of audio-/videogesprek te starten met het supportteam.

Een demo van nieuwe features zie je in het filmpje hieronder:

Kim Van Nieuwenhuyse, Digital Marketing @IT-Care nv

Deze handige tip laat u toe zich te focussen op uw kernactiviteit

Begin deze week kreeg ik in het maandelijks marketing webinar van Microsoft meer informatie rond 'Microsoft Bookings'. Dat is een gratis add-on in Microsoft Office 365, die uitgerold wordt in West-Europa vanaf 1/12/2016. Voorlopig is deze tool enkel beschikbaar voor de Business Premium abonnementen. We houden u op de hoogte wanneer dit ook gekoppeld wordt aan andere soorten licenties.

Ik ben alvast enthousiast over deze uitbreiding en bezorg u graag meer info via deze blogpost.

Velen onder u herkennen zich ongetwijfeld in onderstaand filmpje:

Microsoft Bookings in een notendop

  • Het laat uw klanten toe om 24/7 afspraken bij u in te boeken, volledig automatisch.
  • U hebt geen kennis nodig van programmeren, websites bouwen,... In enkele muisklikken is uw online afsprakenagenda klaar!
  • De gemaakte afspraken en contactpersonen worden automatisch met uw Outlook gesynchroniseerd.
  • Ideaal voor de eenmanszaak of KMO (kapper, schoonheidssalon, psycholoog, dierentrimmer, dokter, tandarts, kinesist, diëtist, notaris, advocaat, gynaecoloog, boekhouder, ...)

 

 

Hoe werkt "Bookings" praktisch?

  • Bij het aanmaken van de kalender kan u per dag uw openingsuren aanduiden.
  • U kan verschillende soorten afspraken creëren in de tool. Zo weet dit intelligente systeem dat een afspraak van type A 60 minuten duurt, terwijl een afspraak van type B maar 30 minuten in beslag neemt.
  • U kan ook aanduiden wie uw collega's zijn. De klant kiest bij wie hij een afspraak inplant.
  • Nadat een reservatie gebeurd is, krijgen zowel u als de klant een bevestiging per e-mail. Ook kan de klant eenvoudig zijn afspraak verplaatsen of annuleren.
  • Een handige uitbreiding: U kan een link maken met uw Facebook bedrijfspagina. U kan daar een knop 'book now' toevoegen, die de bezoekers doorstuurt naar de online afsprakenagenda. U kan ook de html code copy/pasten en integreren in uw eigen website.

 

Microsoft Bookings wordt ongetwijfeld een populaire tool. Ik kan niet wachten tot deze ook beschikbaar is voor andere abonnementen. Laat hieronder gerust een berichtje na met uw bevindingen van deze interessante gratis dienst van Microsoft. Vanaf 1/12/2016 beschikbaar voor Business Premium users.

 

Kim Van Nieuwenhuyse, Digital Marketing @IT-Care nv