Hoe IT-Care haar FiFa World Cup 2018 pronostiek organiseerde met de hulp van Forms en Power BI

De Rode Duivels zetten hun beste beentje voor op het W.K. voetbal te Rusland momenteel. Ook bij IT-Care supporteren we mee voor onze nationale trots! We hebben een pronostiek onder de collega's georganiseerd en hoe konden we dit beter aanpakken dan met 'onze' Office 365? We vertellen je er graag meer over in deze blogpost.

Via Forms - onderdeel van Microsoft Office 365 - werd op een gebruiksvriendelijke manier een vragenlijst opgesteld. Je kon per groep de verwachte rangschikking aanduiden en vervolgens telkens aanduiden wie naar de volgende rondes zou doorgaan. Tot slot nog enkele algemene vragen zoals polsen naar de topschutter en het winnende land.

 

De collega die de vragenlijst opstelde, ziet de antwoorden van de deelnemende collega's. De weergave in Forms is tamelijk basic, daarom werd de data ook voor alle medewerkers in een Power BI dashboard beschikbaar gemaakt. Je ziet in het dashboard dezelfde antwoorden als in Forms, maar verrijkt met externe datasets. Zo kan je in real-time meevolgen hoeveel matches er reeds gespeeld zijn dankzij connecties naar Fifa.com en Wikipedia. De info wordt in real-time weergegeven. Wanneer de website van FiFa dus aangepast wordt, resulteert dit in een automatische update van het IT-Care Power BI dashboard. Op die manier kan je heel gemakkelijk de resultaten zien en conclusies trekken.

Wat kunnen deze tools nu voor jou betekenen? Voor je eigen organisatie kan je gebruik maken van gelijkaardige dashboards. Je kan bvb. meevolgen hoe de verkopen van je sales medewerkers evolueren, inzoomen op 1 bepaalde verkoper, zien welke producten of diensten het best verkopen, enz. De mogelijkheden zijn eindeloos!

 

 *Cliquez ici pour la version française.*

Kim Van Nieuwenhuyse, Digital Marketing| www.itcare.be

Met de fiets naar het werk? Snelle registratie in onze nieuwe app #Office365 #PowerApps

Eind 2017 introduceerde Microsoft PowerApps, een veelbelovend onderdeel van Office 365. Ondertussen zijn we bij IT-Care volop aan het experimenteren geweest. Een van onze creaties is een eigen ontwikkelde app voor diverse registraties. Dagje thuiswerk in het vooruitzicht? Sportieve voornemens en met de fiets naar het werk? Registreer deze en andere activiteiten op eenvoudige wijze via je (smartphone) app.

Buiten het feit dat we het gewoon heel erg leuk vinden om op deze manier de Microsoft producten beter te leren kennen, bespaart PowerApps de collega's en HR ook veel heen- en weergemail met betrekking tot registraties. Je kan bijvoorbeeld ook 'recurrent' aanduiden, om een terugkeerpatroon te creëren. De mogelijkheden van PowerApps zijn zoals je kan lezen heel uitgebreid. Hieronder alvast een voorsmaakje van onze app:

 

 

*Cliquez ici pour la version française.*

Kim Van Nieuwenhuyse, Digital Marketing| www.itcare.be

Wat zijn onze ervaringen met de Surface Hub?

Nu de Microsoft Surface Hub een tijdje in gebruik is bij IT-Care, is het tijd voor een update. Wat zijn onze ervaringen met dit toestel, speciaal ontworpen voor teamwerk op de moderne werkplek. Onze beamer en whiteboard waren al enige tijd vervangen door een monitor, maar de Surface Hub biedt onze zoveel meer mogelijkheden dan voordien. De Surface Hub is meer dan een groot scherm, hij heeft ook een ingebouwde computer waar een op maat gemaakte Windows 10 (Windows 10 Team) op draait.

Hoe gebruiken we de Surface Hub bij IT-Care?
We houden nu 'modern(ere)  meetings'. Naast ideeën schetsen op het whiteboard, houden we ook onze Skype meetings met video, loggen we in met onze Office 365 account om aan onze OneDrive bestanden te komen, delen we onze schermen in de meetingruimte, houden we audioconferences met collega's die van thuis uit werken, enz. We creëerden voor de Surface Hub een eigen Office 365 gebruiker 'Surface Hub Room', die we heel eenvoudig kunnen uitnodigen in al onze meetings.

Voor wie ons eens aan het werk wil zien: ons maandelijks Office 365 webinar is live te volgen mét videobeelden dankzij de twee ingebouwde camera's. Volg zeker eens mee ;-) Inschrijven kan op http://www.itcare.be/nl/Webinars/. Verder testen we ook steeds de nieuwste apps en functionaliteiten. Zo kan je sinds kort met meerdere collega's tegelijk op het whiteboard schetsen. Je kan realtime aantekeningen maken vanop je Surface toestel die live getoond worden op de schets van jouw collega op de Surface Hub. Zo kan je elkaar live aanvullen of verbeteren.

 

 

Wat vinden we ervan?
We zijn als Microsoft Gold Partner altijd al enthousiast geweest wanneer Microsoft nieuwe producten of diensten op de markt brengt, maar de Surface Hub heeft echt onze meetings veel productiever en interactiever gemaakt. We leren nog steeds bij en blijven experimenteren met alle functionaliteiten. Onze collega's die van thuis uit aan het werk zijn, kunnen veel beter alles meevolgen op het scherm en bovendien alles live via de camera's. 

Tot slot nog enkele nuttige links:

 

Kim Van Nieuwenhuyse, Digital Marketing | www.itcare.be

Gerucht door Microsoft bevestigd: Skype for Business wordt opgenomen in Microsoft Teams!

Microsoft heeft onlangs een gerucht bevestigd: "Skype for Business wordt opgenomen in Microsoft Teams." Met deze move toont Microsoft nog eens hun duidelijke voorkeur voor Teams aan. Sinds maart 2017 gereleaset, en sindsdien continu geüpdatet met nieuwe features. Teams is het nieuwste stokpaardje van Microsoft. Binnen IT-Care zijn we alles volop aan het testen.

Geen paniek: Skype for Business verdwijnt niet. We bedoelen hiermee dat alle mogelijkheden die men verwacht van Skype for Business, zullen geïntegreerd worden in Microsoft Teams.

De sleutel tot succes is het aanleveren van slechts 1 platform voor Unified Communications (UC). Met Teams kan men vanuit 1 toepassing gesprekken voeren, meetings houden, samenwerken met anderen en op andere manieren communiceren.

Een exacte datum waarop Skype for Business geïntegreerd zal worden in Teams, ligt eigenlijk nog niet vast. We kunnen wel stellen dat Teams 'na verloop van tijd' de bovenhand zal nemen. Tal van nieuwe features en verbeteringen zullen nog ingevoerd worden. Enkele voorbeelden: features die normaal bij Skype for Business horen, zoals inbound/outbound, calls to PSTN-systems, oproepen in wacht zetten, oproepen doorschakelen, voicemail, audioconferencing (deelnemers kunnen op die manier een Teams meeting bijwonen via eender welke telefoon), aanwezigheden checken, enz.

Voor firma's die nog niet klaar zijn om hun PBX naar de cloud te brengen, brengt Microsoft in de tweede helft van 2018 een nieuwe versie van Skype for Business Server uit. Zo wil Microsoft al hun klanten tevreden stellen, ook diegenen die niet op de nieuwste trends springen.

We houden u op de hoogte als er meer nieuws is hieromtrent.

 

*Cliquez ici pour la version française.*

Kim Van Nieuwenhuyse, Digital Marketing | www.itcare.be

PRODUCT UPDATE: nieuwe tool beschikbaar in Office 365 voor het maken van formulieren en enquêtes

Microsoft is een gebruiksvriendelijke tool voor het maken van enquêtes en polls aan het uitrollen op de Office 365 tenants: Microsoft Forms. Dit onderdeel was al actief in het onderwijs, maar nu ook voor bedrijven.

Voor mij is Forms terug een mooie aanvulling op het Office 365 gamma. Via Forms kan je tal van info verzamelen: van klantenfeedback tot werknemerstevredenheid en tal van andere soorten enquêtes. In enkele muisklikken zet je je vragenlijst op. Geen training nodig, zo eenvoudig gaat het. De respondenten kunnen het formulier gewoon in hun browser invullen, zonder een speciale app of dergelijke te moeten installeren.

Via 'question branching' kan je de enquête in een bepaalde richting laten sturen. Het aantal vragen en de volgorde van de vragen hangt dan af van wat de respondent invult per vraag. Vult men bijvoorbeeld 'neen' in op een bepaalde vraag, dan kan je instellen dat er meteen een reeks vragen overgeslagen wordt.

Dankzij de real-time Excel integratie beschik je steeds over up-to-date antwoorden. Klik op 'responses' om de resultaten te zien, die bovendien in handige grafieken weergegeven worden (automatisch). Zo kan je in een oogopslag de antwoorden visualiseren aan de hand van taartdiagrammen en dergelijke. Je kan nog een stap verder gaan en de resultaten in Excel openen, om een grondigere analyse uit te voeren.

Verder kan je Forms personaliseren door je eigen logo in je creaties te verwerken. Zo ziet alles er netjes en professioneel uit, zonder veel werk. Stuur de link van je Form door naar de mensen die je wil bereiken. De survey is bovendien dynamisch en past zich aan elk scherm aan zodat je er ook onderweg aan kunt werken (laptop, tablet, smartphone, ...).

Doordat Microsoft Forms deel uitmaakt van de Office 365 suite, voldoet het ook aan de verwachtingen op vlak van compliance, securirty en privacy. De informatie wordt vergaard via en blijft in Office 365. De IT-admin kan bovendien de gebruikerslicenties beheren en zo co-authoring wel of niet toestaan binnen de organisatie. Forms is beschikbaar in volgende Office 365 abonnementen: Business Essentials, Business Premium, E1, E3 en E5.

Microsoft Forms biedt een eenvoudige, gebruiksvriendelijke oplossing om data te verzamelen aan de hand van surveys en polls. Voor de complexere vragen en taken is er PowerApps en SharePoint lists. Op die manier kan je op maat gemaakte formulieren maken. IT-Care geeft binnenkort een gratis webinar over PowerApps. Schrijf je zeker in via de website.

Handig, toch? Probeer Forms zeker even uit en laat ons weten wat je ervan vindt.

 *Cliquez ici pour la version française.*

Kim Van Nieuwenhuyse, Digital Marketing | www.itcare.be

Hoe kan ik weten wat er allemaal op mijn Office 365 tenant gebeurt?

Sinds een aantal maanden is er een nieuw "admin center" beschikbaar op Office 365, namelijk "Security & Compliance". Hier worden alle zaken over veiligheid en compliance samengevat. Je kan hier bijvoorbeeld ook de configuratie van Advanced Threat Protection (ATP) terugvinden. Zie vorige blogs voor meer info over ATP.

Een ander interessant onderdeel is de "Audit log search". Dit kan je terugvinden onder Search & investigation. Standaard staat auditing op Office 365 niet geactiveerd. De eerste keer dat je naar dit onderdeel gaat, krijg je de mogelijkheid om dit te activeren. Vanaf dit moment kan je dit gaan gebruiken. De auditing begint dus maar vanop het moment dat je dit activeert. Je kan dus niet terugkeren in de tijd.

De auditing werkt ook niet enkel in de Exchange omgeving, maar op de volledige Office 365 tenant:

  • Exchange Online
  • SharePoint Online
  • Onedrive
  • Sway
  • Azure Active Directory
  • Power BI
  • ...

Voor sommige onderdelen (bijvoorbeeld Power BI) moet je de auditing nog apart activeren. Een printscreen van de mogelijkheden van audit log search kan je hieronder terugvinden. Maar hiernaast zijn nog veel meer mogelijkheden.

Daarnaast kan je ook alerts gaan toevoegen. Bijvoorbeeld: Als je een interessante query gemaakt hebt, kan een alert ontvangen als iemand een bepaalde actie onderneemt. Zie hieronder:

 *Cliquez ici pour la version française.*

 Kris Deleu, Cloud Expert | www.itcare.be

   

Single Sign On op Office 365 zonder ADFS (preview)

Sinds kort zijn er 2 heel interessante nieuwe features bijgekomen op Azure AD Connect.  Dit maakt het mogelijk om Single Sign On (SSO) te doen op Office 365. Daarnaast kan je ook de authenticatie laten gebeuren door de eigen domain controllers in plaats van Office 365 en dit zonder de complexe federation set-up (4 extra servers).

Deze features zijn momenteel nog in preview maar we hebben deze wel al uitgetest.  Hieronder kan je het resultaat terugvinden:

SSO is mogelijk in 2 scenario's:

  • Password hash sync
  • Azure AD pass-through authentication (PTA)

Het verschil tussen beide is wie de authenticatie doet.  In het eerst geval is dit Office 365, met PTA zijn het de eigen domain controllers.  Om van deze features gebruik te kunnen maken, moet je eerst de update van Azure AD connect installeren: Klik hier voor download.  Dit is een in-place upgrade van de bestaande tool:

Daarna kan je de configuratie starten:

Om Single Sign On te activeren, zet je gewoon het vinkje bij "Enable single sign on". Daarna moet je enkel nog de domain admin credentials ingeven en de wizard voltooien. Op de client (Internet Explorer) moet je wel nog 2 URL's toevoegen aan de "Trusted sites":

Dit kan je eventueel via een GPO doen: User Configuration\Administrative Templates\Windows Components\Internet Explorer\Internet Control Panel\Security Page
Daarna selecteer je: Site to Zone Assignment List

Nu kan je dit beginnen testen. De gebruikerservaring is al volgt:

  • Start Internet Explorer en ga bijvoorbeeld naar https://portal.office.com
  • Geef jouw e-mailadres in en druk op Tab (of enter)
  • Daarna zal je automatisch inloggen (zonder dat je jouw paswoord moet ingeven)
  • Het is dus wel nog steeds nodig om jouw e-mailadres in te geven.

In een volgende blogpost zal ik uitleggen hoe je PTA kan activeren en uittesten.

Bronnen:

 *Cliquez ici pour la version française.*

 Kris Deleu, Cloud Expert | www.itcare.be

Deze handige tip laat u toe zich te focussen op uw kernactiviteit

Begin deze week kreeg ik in het maandelijks marketing webinar van Microsoft meer informatie rond 'Microsoft Bookings'. Dat is een gratis add-on in Microsoft Office 365, die uitgerold wordt in West-Europa vanaf 1/12/2016. Voorlopig is deze tool enkel beschikbaar voor de Business Premium abonnementen. We houden u op de hoogte wanneer dit ook gekoppeld wordt aan andere soorten licenties.

Ik ben alvast enthousiast over deze uitbreiding en bezorg u graag meer info via deze blogpost.

Velen onder u herkennen zich ongetwijfeld in onderstaand filmpje:

Microsoft Bookings in een notendop

  • Het laat uw klanten toe om 24/7 afspraken bij u in te boeken, volledig automatisch.
  • U hebt geen kennis nodig van programmeren, websites bouwen,... In enkele muisklikken is uw online afsprakenagenda klaar!
  • De gemaakte afspraken en contactpersonen worden automatisch met uw Outlook gesynchroniseerd.
  • Ideaal voor de eenmanszaak of KMO (kapper, schoonheidssalon, psycholoog, dierentrimmer, dokter, tandarts, kinesist, diëtist, notaris, advocaat, gynaecoloog, boekhouder, ...)

 

 

Hoe werkt "Bookings" praktisch?

  • Bij het aanmaken van de kalender kan u per dag uw openingsuren aanduiden.
  • U kan verschillende soorten afspraken creëren in de tool. Zo weet dit intelligente systeem dat een afspraak van type A 60 minuten duurt, terwijl een afspraak van type B maar 30 minuten in beslag neemt.
  • U kan ook aanduiden wie uw collega's zijn. De klant kiest bij wie hij een afspraak inplant.
  • Nadat een reservatie gebeurd is, krijgen zowel u als de klant een bevestiging per e-mail. Ook kan de klant eenvoudig zijn afspraak verplaatsen of annuleren.
  • Een handige uitbreiding: U kan een link maken met uw Facebook bedrijfspagina. U kan daar een knop 'book now' toevoegen, die de bezoekers doorstuurt naar de online afsprakenagenda. U kan ook de html code copy/pasten en integreren in uw eigen website.

 

Microsoft Bookings wordt ongetwijfeld een populaire tool. Ik kan niet wachten tot deze ook beschikbaar is voor andere abonnementen. Laat hieronder gerust een berichtje na met uw bevindingen van deze interessante gratis dienst van Microsoft. Vanaf 1/12/2016 beschikbaar voor Business Premium users.

 *Cliquez ici pour la version française.*

Kim Van Nieuwenhuyse, Digital Marketing | www.itcare.be

Hoe e-mailadressen white-listen van Advanced Threat Protection?

We merken jammer genoeg bij onze klanten dat Ransomware en Cryptolocker nog steeds heel populair zijn. Daarom implementeren we nu steeds meer en meer Advanced Threat Protection (ATP) op Office 365.  Uit de rapportage kunnen we zien dat dit ook effectief helpt.

Een "nadeel" van ATP is dat de mails met bijlage soms later toekomen. Dit kan ambetant zijn voor interne mails (bv. via scanners of printers). Via het Exchange Admin Center kan je wel een aantal zaken configureren maar het whitelisten van bepaalde e-mailadressen of domeinen is niet mogelijk. Sinds kort bestaat er nu wel een mogelijkheid om dit via een transport-rule te doen. Hieronder kan je terugvinden hoe je dit moet instellen en configureren:

Binnenkort zal men ook gaan werken met placeholder (i.p.v. de echte bijlage). Zo ziet de gebruiker onmiddellijk de mail, maar zal de placeholder maar vervangen worden op het moment dat de bijlage volledig gescand is.

  • Ga naar http://portal.office.com
  • Ga naar het Exchange Admin Center => Mail Flow => Rules
  • Maak een nieuwe rule aan zoals hieronder beschreven:

 

>>> Cliquez ici pour la version française. <<<

Kris Deleu, Cloud Expert | www.itcare.be

Nieuwigheden in Advanced Threat Protection (ATP)

Sinds de laatste blogpost over Advanced Threat Protection (ATP) zijn er ondertussen al heel wat updates gereleased en staan er een paar een paar interessante updates gepland. Hieronder een kleine samenvatting van de nieuwigheden, die ik alleen maar kan toejuichen:

  • Nieuwe rapporten: Er komt een nieuw dashboard waar de beheerder alle details kan zien over de malware die Office 365 Advanced Threat Protection tegengehouden heeft; een mooie extra!

  • Dynamic delivery: Momenteel kan er een korte vertraging optreden als er een mail met bijlage verstuurd wordt. Gemiddeld is dit maar een paar minuten maar dit kan verwarrend overkomen. Daarom zal men de mail direct laten toekomen in de mailbox van de gebruiker maar zal er een "placeholder" getoond worden i.p.v. de echte bijlage.  Na het scannen wordt de "placeholder" dan terug vervangen door de echte bijlage. Deze nieuwe feature is momenteel aan het uitrollen en ziet er veelbelovend uit.

  • URL detonation: Momenteel worden enkel de bijlagen in een "sandboxed" mode uitgevoerd. De links in een mail worden herschreven en er wordt een database met malicious URL's bijgehouden.  Hierdoor kon het wel nog zijn dat de malicious URL nog niet in de database zat op het moment dat je de mail ontvangt. Daarom zullen ze nu ook bij URL's de technologie van de sandboxed mode gebruiken. Dit is een serieuze verbetering van het product. Een preview hiervan zal eind dit jaar beschikbaar worden. Ik hou je op de hoogte van de nieuwe ontwikkelingen hieromtrent.

  • Intelligence sharing met Windows Defender ATP: Windows Defender is de standaard antivirusoplossing van Windows 10.  Dit zal uitgebreid worden met de kennis die Microsoft opgebouwd heeft met Office 365 Advanced Threat Protection.  Een preview hiervan wordt voorzien begin 2017.

  • Uitgebreidere beveiliging: Advanced Threat Protection zal niet enkel werken op Exchange. Dit zal ook uitgebreid worden naar SharePoint Online, OneDrive for Business, Word, Excel, PowerPoint (zie hieronder).  Deze aanpassing wordt verwacht begin 2017.

         

 

<<< Klik hier voor de Franse versie. >>>

 

Kris Deleu, Cloud Expert | www.itcare.be